Nordea Asset Management – Enero 2019
Política de privacidad de Nordea Asset Management
Nordea Asset Management ha asumido el compromiso de proteger sus derechos individuales y garantizar la seguridad de sus datos personales. En esta Política de privacidad se describen las prácticas de recopilación, utilización, almacenamiento y uso compartido de los datos personales.
Nordea Asset Management («NAM») es el nombre funcional de la actividad de gestión de activos propiedad de NAM Holding y realizada por las entidades legales Nordea Investment Funds S.A. y Nordea Investment Management AB, así como sus sucursales, subsidiarias y delegaciones. El responsable del tratamiento de los datos dentro de NAM es Nordea Investment Management AB o Nordea Investment Funds S.A, así como sus subsidiarias.
Puede visitar https://www.nordea.com/en/about-nordea/contact/ para obtener una visión general de las entidades de Nordea y su actual información de contacto.
Tratamos datos personales por una serie de motivos. Cuando nos referimos a «usted» por escrito, lo hacemos en tanto que sujeto interesado en el papel de cliente, empleado de nuestro cliente, empleado de un cliente potencial, socio colaborador, proveedor de información u otra parte relevante, como beneficiario activo, representante autorizado o instancia asociada.
Esta Política de privacidad abarca las siguientes áreas:
1. Qué datos personales recopilamos
2. Cómo podemos utilizar sus datos personales y cuál es el fundamento jurídico de base
3. Con quién podemos compartir sus datos personales
4. Cómo protegemos sus datos personales
5. Cuánto tiempo mantenemos sus datos personales
6. Sus derechos de privacidad
7. Cookies
8. Cómo se introducirán cambios en esta Política de privacidad y en la Política de cookies
9. Cómo puede ponerse en contacto con nosotros o con la autoridad de protección de datos
1. Qué datos personales recopilamos
En la mayoría de los casos, los datos personales se recopilan directamente de usted o a través de un tercero que actúe en su nombre o que le represente, o se generan como parte del uso de nuestros servicios y productos. En ocasiones, podemos requerir información adicional para mantener sus datos actualizados o para verificar la información que recopilamos.
Los datos personales que podemos recopilar se agrupan en las siguientes categorías:
-Información de identificación: nombre y número de identificación nacional. Estamos obligados a recopilar esta información cuando establecemos una relación contractual, por ejemplo, en forma de copias de su pasaporte, permiso de conducir, etc.
-Información de contacto: dirección de correo electrónico, números de teléfono y direcciones, así como cualquier otra información típicamente recogida en una tarjeta de visita. Para la mayoría de las personas, la información de contacto laboral, a diferencia de la información de contacto privada, es la única información de contacto que recopilamos, tratamos o controlamos.
-Información financiera: tipo de contrato, información sobre las operaciones e información de cuentas.
-Información relacionada con requisitos legales: país a efectos fiscales o referencia del contribuyente en el extranjero, diligencia debida del cliente o la empresa y requisitos relativos al blanqueo de capitales.
Datos personales que podemos recopilar de usted:
Podemos recopilar y conservar la información que nos proporcione directamente. Por ejemplo, si se convierte en representante o persona de contacto de un cliente o socio colaborador, recopilamos datos personales como su nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono. En algunos casos, podemos recopilar también el número de identificación nacional para fines de verificación. En el caso de clientes privados existentes, también se ha recopilado información de ingresos y deudas para poder ofrecerle el producto o el servicio en cuestión.
También podemos recopilar y conservar la información que nos proporcione, como mensajes enviados, p. ej., comentarios o una solicitud en nuestros canales digitales. Además podemos grabar y registrar las llamadas telefónicas y las conversaciones de chat que hayamos mantenido con usted por motivos de cumplimiento y para fines de verificación de órdenes y documentación, así como para mejorar la calidad de los servicios que le prestamos. Podemos usar cámaras en nuestras oficinas para fines de seguridad.
Datos personales que podemos recopilar de terceros:
Podemos recopilar información públicamente disponible y otras fuentes externas: como registros mantenidos por organismos estatales (p. ej., datos conservados por autoridades fiscales, registros mercantiles, autoridades judiciales y policiales, etc.), listas de sanciones (mantenidas por organizaciones internacionales como la UE y la ONU, así como organismos nacionales como Oficina para el Control de Activos en el Exterior [OFAC, por sus siglas en inglés]) y registros conservados por otros proveedores de información comercial para proporcionar datos, p. ej., sobre beneficiarios activos y personas políticamente expuestas.
En relación con los pagos, recopilamos información de los remitentes, bancos, proveedores de servicios de pago, etc.
También podemos recopilar información procedente de otras entidades de NAM, el grupo Nordea y otras entidades con las que colaboramos.
2. Cómo podemos utilizar sus datos personales y cuál es el fundamento jurídico de base
Utilizamos sus datos personales para cumplir obligaciones legales y contractuales, así como para proporcionarle información solicitada sobre productos y servicios.
Formalización y administración de contratos de servicios y productos (ejecución de un contrato)
El objetivo principal del tratamiento que hacemos de la información personal a este respecto es recopilar, verificar y procesar datos personales antes de proporcionar una oferta y formalizar un contrato con las partes interesadas relevantes, así como documentar, administrar y completar tareas para la ejecución de contratos.
Ejemplos de ejecución de un contrato:
-Procesos necesarios relativos, p. ej., a la suscripción y reembolso de fondos
-Prestación de servicios al cliente durante el periodo del contrato, p. ej., para informar sobre el rendimiento de un producto.
Cumplimiento de requisitos y obligaciones por nuestra parte estipulados en leyes, normativas o decisiones de autoridades y supervisores (obligaciones legales)
Además de la ejecución del contrato, también tratamos datos personales para cumplir obligaciones en virtud de las leyes, las normativas y las decisiones de las autoridades.
Ejemplos de tratamiento debido a obligaciones legales:
– Requisitos relacionados con el conocimiento del cliente
-Prevención, detección e investigación de operaciones de blanqueo de capitales, financiación del terrorismo y fraude
-Verificación de sanciones
-Solicitudes de información de autoridades fiscales, policiales y judiciales de supervisión
-Nuevas oportunidades de inversión para fondos en determinados países emergentes
-Otras obligaciones relacionadas con las legislaciones específicas sobre servicios y productos, por ejemplo, valores o fondos
Análisis de marketing, productos y clientes (interés legítimo)
Los datos personales también se tratan en el contexto del marketing entre empresas. El objetivo es ofrecer información solicitada, mejorar nuestra gama de productos y optimizar las ofertas de cliente.
Desarrollo y seguridad Informática (interés legítimo)
Desarrollamos constantemente y probamos internamente los sistemas y los medios de tratamiento necesarios para ofrecerle servicios y productos dirigidos a garantizar la confidencialidad, la integridad, la disponibilidad y la resistencia de manera constante. El proceso de prueba se limita, por diseño, a identificadores claves necesarios para realizar las pruebas. El resto de información personal directa o indirectamente identificable se oculta.
Se garantiza en todos los casos el cumplimiento de las obligaciones de secreto del sector financiero aplicables.
Generación de perfiles y toma de decisiones automática
Las entidades de NAM utilizan la generación de perfiles y la toma automática de decisiones para detectar, prevenir e investigar el blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo y el fraude siguiendo los requisitos de conocimiento del cliente y de verificación de sanciones.
3. Con quién podemos compartir sus datos personales
Podemos compartir sus datos personales con terceros como autoridades públicas, entidades de NAM, empresas del grupo Nordea, suministradores, proveedores de servicios o herramientas y socios empresariales. Antes de compartir sus datos nos aseguraremos en todo momento de respetar las obligaciones de secreto del sector financiero y de que cumplimos las normativas de protección de datos aplicables.
Terceros y empresas del grupo Nordea
Para prestar nuestros servicios, podemos compartir información sobre usted que sea necesaria para identificarle y realizar un trabajo o para formalizar un acuerdo con empresas con las que colaboramos (como banco depositario).
También podemos compartir datos personales con las autoridades en la medida en que estemos obligados legalmente a hacerlo. Entre dichas instancias, se incluyen autoridades fiscales, policiales y de supervisión, así como autoridades vinculadas a los cuerpos y fuerzas del estado.
Además, con su consentimiento o si la legislación lo permite, podemos compartir datos internamente en el seno de las entidades de NAM o del grupo Nordea y con socios comerciales externos (incluidos bancos corresponsales, otros bancos, socios proveedores de objeto de financiación y reaseguradoras).
Hemos formalizado contratos con proveedores seleccionados, entre los que se incluyen acuerdos para el procesamiento de datos personales por nuestra cuenta. Por ejemplo, proveedores de desarrollo, mantenimiento, alojamiento y asistencia informática.
Transferencias a terceros países
En algunos casos, también podemos transferir datos personales a organizaciones como las mencionadas arriba en los denominados terceros países (países fuera del Espacio Económico Europeo). Dichas transferencias pueden realizarse si se aplica alguna de las siguientes condiciones:
–la Comisión Europea ha decidido que existe un nivel adecuado de protección en el país en cuestión,
–se han adoptado otras medidas de protección adecuadas, como el uso de cláusulas contractuales estándar (cláusulas modelo de la UE) aprobadas por la Comisión Europea o el encargado de tratamiento de datos aplica normas corporativas vinculantes,
–excepciones en situaciones especiales, como el cumplimiento de un contrato con el cliente o si el cliente ha aceptado la transferencia específica.
Puede acceder a una copia de las cláusulas modelo de la UE utilizadas por Nordea en las transferencias; para ello, diríjase a www.eur-lex.europa.eu y busque 32010D0087.
4. Cómo protegemos sus datos personales
Mantener sus datos personales seguros es importante para nuestra actividad empresarial. Aplicamos medidas técnicas, organizativas y de seguridad administrativa adecuadas para proteger cualquier información que obtenemos con el fin de evitar su pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, divulgación, alteración y destrucción.
5. Cuánto tiempo mantenemos sus datos personales
Mantendremos sus datos el tiempo necesario para los fines para los que se recopilaron y trataron o según lo requieran las leyes y normativas.
Si mantenemos sus datos para fines distintos de la ejecución de un contrato, por ejemplo por motivos de blanqueo de capitales, marketing entre empresas, contabilidad y requisitos legales de adecuación de capital, conservaremos la información solo si es necesario o por mandato legal o normativo para el fin respectivo.
Las obligaciones de retención de datos pueden diferir dentro de NAM en función de las leyes locales aplicables.
6. Sus derechos de privacidad
En su condición de sujeto interesado, le amparan una serie de derechos con respecto a los datos personales que mantenemos sobre usted. En concreto, tiene derecho a:
Solicitar acceso a sus datos personales
Tiene derecho a acceder a los datos personales sobre usted que tratamos. No obstante, su derecho de acceso puede estar restringido por la legislación, la protección de la privacidad de otras personas y la consideración del concepto empresarial y las prácticas corporativas de NAM. Su derecho de acceso también puede verse limitado por el conocimiento técnico, los secretos empresariales, y las evaluaciones internas y el material interno de NAM.
Solicitar la corrección de información incorrecta o incompleta
Si la información relevante es incorrecta o no está completa, tiene derecho a solicitar que se rectifique con sujeción a cualquier restricción en la legislación.
Solicitar la supresión
Tiene derecho a solicitar que se borren sus datos en caso de que:
• retire su consentimiento para el tratamiento de su información y no exista ninguna otra razón legítima para dicho tratamiento,
• se oponga al tratamiento de sus datos y no exista una razón que justifique su tratamiento ulterior,
• se oponga al tratamiento de sus datos para fines de marketing directo,
• el tratamiento de sus datos sea ilegal,
• cuando se traten datos personales sobre menores, si la información se recopiló en conexión con la prestación de servicios de la sociedad de la información.
En el marco de la legislación del sector financiero, nos vemos obligados en muchos casos a retener datos personales relativos a nuestros clientes durante la relación contractual con ellos e incluso un vez concluida, p. ej., para cumplir una obligación legal o cuando el fin del procesamiento sea gestionar reclamaciones legales.
Solicitar la limitación del tratamiento de datos personales
Si desea recurrir a la corrección de los datos que hemos registrado sobre usted o la legalidad del tratamiento, o si se ha opuesto al tratamiento de los datos en virtud de su derecho a oponerse, puede solicitarnos que restrinjamos el tratamiento de dicha información a su almacenamiento. El tratamiento solo se restringirá al almacenamiento hasta que se corrijan los datos o se pueda comprobar si nuestros intereses legítimos priman sobre los suyos.
Si no le ampara el derecho a borrar los datos que hemos registrado sobre usted, podrá solicitar que restrinjamos el tratamiento de dicha información a su almacenamiento. Si el tratamiento de los datos que hemos registrado sobre usted solo es necesario para realizar una reclamación legal, también puede exigir que se restrinja el tratamiento a su almacenamiento en el resto de los casos. Podemos procesar sus datos para otros fines si fuera necesario para realizar una reclamación legal o si nos ha concedido su consentimiento para hacerlo.
Oponerse al procesamiento basado en nuestro interés legítimo
Siempre puede oponerse a que tratemos sus datos personales para fines de marketing directo y creación de perfiles en relación con dichas iniciativas de marketing.
Retirar en cualquier momento el consentimiento o consentimientos que previamente se nos haya o hayan concedido
La retirada no afectará a la legalidad del tratamiento sobre la base de dicho consentimiento antes de su retirada. La retirada del consentimiento para procesar los datos personales necesarios para prestarle servicios y proporcionarle productos puede dar lugar a la terminación de los acuerdos contractuales.
Solicitar la portabilidad de los datos
Tiene derecho a recibir los datos personales que nos ha proporcionado en formato electrónico. Este derecho se aplica a los datos personales tratados únicamente por medios electrónicos y sobre la base del consentimiento o del cumplimiento de un contrato. Cuando resulte seguro y técnicamente factible, también podremos transmitir los datos a otro responsable de tratamiento de datos.
Presentar quejas ante las autoridades de supervisión
Tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad de supervisión en el estado miembro en el que resida habitualmente o en el que trabaje, o en el lugar en el que tenga lugar la presunta infracción, si cree que el tratamiento de los datos personales relativos a usted es ilegal.
Su solicitud para ejercer sus derechos enumerados anteriormente se valorará en función de las circunstancias de cada caso.
7. Cookies
Recopilamos, tratamos y analizamos datos relacionados con el uso de nuestras páginas web. Por tráfico de datos se entiende la información asociada a los usuarios que visitan la página web y los datos utilizados en los campos de comunicación para enviar, distribuir o poner a disposición mensajes.
Utilizamos cookies y tecnologías similares para ofrecerle productos y servicios, proporcionarle un entorno seguro en línea, gestionar nuestras iniciativas de marketing y brindarle una mejor experiencia en línea, realizar el seguimiento de nuestro sitio web y aumentar la relevancia del contenido de dicho sitio. Los datos no se utilizarán para identificar visitantes individuales.
Puede establecer o modificar los controles de su navegador web para que acepte o rechace las cookies. Si opta por rechazar las cookies, podrá seguir utilizando nuestros sitios web, así como otros servicios. Sin embargo, el acceso a cierta funcionalidad y áreas de nuestro sitio web o servicios puede verse limitado considerablemente.
Para obtener más información, vea las cookies en el pie de página de nuestro sitio web local Nordea.es o Nordea.com/am.
8. Cómo se introducirán cambios en esta Política de privacidad y en la Política de cookies
Nos esforzamos constantemente por mejorar y desarrollar nuestros servicios, productos y sitios web. En este sentido, podemos cambiar esta Política de privacidad de datos periódicamente. No limitaremos sus derechos en virtud de esta Política de privacidad de datos o con arreglo a las leyes de protección de datos aplicables en las jurisdicciones en las que operemos, según sea el caso. Si se introducen cambios importantes en la Política de privacidad de datos, le avisaremos pertinentemente cuando la ley aplicable así lo exija. Revise periódicamente esta Política de privacidad de datos para mantenerse al día de cualquier cambio.
9. Cómo puede ponerse en contacto con nosotros o con la autoridad de protección de datos
Si tiene alguna pregunta en relación con esta política (p. ej., sobre sus derechos, su uso o información contractual de las autoridades de protección de datos relevantes), puede dirigirse directamente al responsable de protección de datos de NAM enviándole un mensaje a [email protected] o por correo postal a la siguiente dirección: Nordea Asset Management, Data Protection Office, c/o Strandgade 3, PO Box 850, 0900 Copenhague K, Dinamarca.